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El caso de Renfe

Renfe ha transformado su proceso de gestión de facturas con una plataforma que incluye a todos los proveedores sin importar su estadío digital

El 35% de las facturas del grupo Renfe corresponden a su filial Renfe Fabricación y Mantenimiento, cuyo departamento de contabilidad procesa la totalidad de su facturación entrante, basada en la recepción de materiales y mercancías.

El reto

Inicialmente, el proceso de cuentas a pagar en Renfe consistía en la recepción de las facturas en papel, una cadena de revisión y aprobación de mesa en mesa, un proceso manual de grabado en SAP y una última aprobación para proceder al pago. Este proceso era muy inestable, lo cual incidía en el coste medio de cada ciclo de aprobación y pago. Además, había poca visibilidad del gasto real y una mala previsión de caja.

La solución

Para atajar estos problemas se introduce Onesait Ecosystems, una plataforma que permite un ciclo de facturación basado en una recepción valorada al registrar la mercancía en el almacén. Esto no permite al proveedor modificar la factura, lo que permite una emisión de facturas mucho más ágil. El documento electrónico recibido por Renfe equivale en la práctica a un documento emitido por el proveedor, por lo que no requiere ningún tipo de validación. Ya que una gran parte de la comunidad de proveedores de Renfe no tiene la capacidad tecnológica de poner en marcha un sistema de facturación electrónica se habilita un portal web para proveedores con la capacidad de generar de forma semiautomática una factura a partir de una recepción valorada.

El impacto

Más allá de solventar los problemas, iniciales, Renfe ha conseguido fortalecer la relación con sus proveedores, al ofrecer transparencia total en el procesamiento de las facturas. Esto disminuye el reclamo de facturas y proporciona más tiempo para gestionar el pago a proveedores respetando los plazos acordados. Para el resto de facturas del grupo con un ciclo de aprobación menos complejo se ha conseguido una digitalización completa, habilitando los canales de papel, email adjunto y servicios web. Además, se ha configurado una serie de validaciones en la recepción para reducir las tareas de Cuentas a Pagar. Como resultado, más de 50.000 proveedores y 10.000 clientes, públicos y privados, están ahora conectados a Onesait Ecosystems Factura Electrónica.

“Nuestro proyecto de factura electrónica de la mano de Onesait Ecosystems no solo nos ha permitido ahorrar costes fruto de digitalizar procesos claves; también nos ha permitido minimizar riesgos de incumplimiento de pagos en plazo, una gestión de la tesorería más eficiente y, sobre todo, mantener una relación productiva con nuestros proveedores”

Francisco Rodriguez Herrera

Director de Finanzas y Administración - Renfe Operadora

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